In het FACTs 2017 werkboek wordt geadviseerd om voor je team een teamdocument te maken. In dit teamdocument kan dan alle achtergrond informatie staan, de missie en visie van het team, en de manier waarop het team aan de eigen kwaliteitscyclus wil werken, gerelateerd aan de thema’s uit de FACTs 2017. We merken dat er vragen zijn over hoe zo’n teamdocument er uit moet zien. En we merken dat een aantal teams alle informatie die beschikbaar is in het teamdocument plakken en knippen waardoor het een lijvig boekwerk wordt. De auditoren hebben dan niet echt de mogelijkheid om al deze documentatie tot zich te nemen.
Daarom hierbij een paar tips om tot een goed, nuttig en bruikbaar teamdocument te komen.

Tip 1: bedenk dat het teamdocument een document is van en voor het team. Het biedt het team overzicht en inzicht in de doelgroep die bediend wordt, en de manier waarop jullie als team hebben bedacht dat je het beste zorg kunt bieden aan deze doelgroep. Hou het document dus overzichtelijk.

Tip 2: beperk je tot korte en krachtige beschrijvingen van je interventies en werkprocessen. Dat maakt dat je het zelf regelmatig terug kunt lezen, dat het begrijpelijk is en reproduceerbaar. Beschrijf het zoals je het uit zou willen leggen aan je cliënten en verwijzers.

Tip 3: denk bij je beschrijving van de kwaliteit die jullie willen leveren aan de PDCA cyclus; wat gaat goed, wat wil je verbeteren, hoe ga je dat doen, wanneer en hoe evalueer je dat? Beperk je ook bij je verbeter en ontwikkelacties tot 1 of 2 punten maximaal per thema.

Tip 4: besef dat je niet alles tegelijk kunt doen, zorg ook voor samenhang tussen je verbeteracties, dat scheelt tijd en inspanning en zo kom je sneller tot resultaten.

Tip 5: beschrijf vooral die onderdelen waar je zelf invloed op hebt. Daar kun je ook zelf op verbeteren en ontwikkelen.

Tip 6: zorg dat het altijd gaat over de kwaliteit van zorg die jullie leveren. Al het andere is wellicht interessant maar toch bijzaak.

Margret Overdijk