Het teamdocument

In het FACT werkboek vragen we om voor je team een teamdocument te maken. In dit teamdocument kan dan achtergrondinformatie staan, de missie en visie van het team, en de manier waarop het team aan de eigen kwaliteitscyclus wil werken, gerelateerd aan de thema’s uit de FACT -modelgetrouwheidsschalen. We merken dat er soms vragen zijn over hoe zo’n teamdocument er uit moet zien. Er is geen format; leef je uit in de vorm die bij jullie past. We merken soms wel, dat een team het kwaliteitshandboek in het teamdocument zet waardoor het een lijvig boekwerk wordt. De auditoren hebben niet de mogelijkheid om al deze documentatie tot zich te nemen.

Daarom hierbij een paar tips om tot een nuttig en bruikbaar teamdocument te komen.

Tip 1: Bedenk dat het teamdocument het team moet helpen. Het biedt het team overzicht en inzicht in de doelgroep die bediend wordt, en de manier waarop jullie als team hebben bedacht dat je het beste zorg kunt bieden aan deze doelgroep. Om er echt een teamactiviteit van de maken, kan je onderwerpen van het teamdocument verdelen met elkaar, zodat iedereen bijdraagt met een eigen aandachtsgebied. Veel teams geven aan dat het proces om met elkaar aan het teamdocument te werken, minstens zo waardevol en inspirerend is als het document zelf.

Tip 2: Beperk je tot korte en krachtige beschrijvingen van je interventies en werkprocessen. Dat maakt dat je het zelf regelmatig terug kunt lezen, dat het begrijpelijk is en reproduceerbaar. Beschrijf het zoals je het uit zou willen leggen aan je cliënten en verwijzers.

Tip 3: Denk bij je beschrijving van de kwaliteit die jullie willen leveren aan de PDCA cyclus; wat gaat goed, wat wil je verbeteren, hoe ga je dat doen, wanneer en hoe evalueer je dat? Beperk je bij je verbeter- en ontwikkelacties tot 1 of 2 punten maximaal per thema.

Tip 4: Besef dat je niet alles tegelijk kunt doen, zorg ook voor focus en samenhang in je verbeteracties, dat scheelt tijd en inspanning en zo kom je sneller tot resultaten.

Tip 5: Beschrijf vooral die onderdelen waar je zelf invloed op hebt. Daar kun je ook zelf op verbeteren en ontwikkelen.

Tip 6: Laat ook cliënten of partners meewerken of meekijken met onderdelen van het teamdocument. Dan geef je meteen vorm aan participatie en netwerksamenwerking!

Tip 7: Zorg dat het altijd gaat over de kwaliteit van zorg die jullie leveren. Al het andere is wellicht interessant maar voor modelgetrouwheid toch bijzaak.

Tip 8: Gebruik het teamdocument dus ook echt als drager voor je eigen verbetercyclus in het team. Niet alleen voor de audit, maar als houvast voor continue aandacht voor de borging van kwaliteit in het team. Dit kan bijvoorbeeld door doelen en verbeteracties uit het teamdocument te koppelen aan je jaarplan. Als je door het jaar heen de doelen en verbeteracties regelmatig evalueert of audit, kan je in het team grip en zicht houden op de voortgang.