Vragen over de audit

Hoe dien ik een aanvraag voor een audit in?
De teamleider van het te auditeren team dient een schriftelijke aanvraag in bij het bureau van het CCAF via het digitale aanmeldingsformulier. Indien er problemen zijn met het digitale aanmeldingsformulier kan er contact worden opgenomen met het bureau van het CCAF.
Aan welke criteria moet een team voldoen om geauditeerd te kunnen worden?
Om het indienen van een aanvraag te ondersteunen is een checklist met minimumvereisten gemaakt. Deze instapcriteria gelden alleen voor reguliere (Flexible)-ACT teams (niet voor Jeugd (Flexible)-ACT, Forensisch (Flexible)-ACT of (Flexible) LVB-ACT teams). Voldoet een team niet aan deze instapcriteria dan is het indienen van een aanvraag niet zinvol.

Voor Forensisch (Flexible)-ACT teams geldt een entreetoets. Deze is verwerkt in het digitale aanmeldingsformulier.

Wat is het doel van de audit?
Een audit is een middel om een modelgetrouwheidsmeting te verrichten. Met een modelgetrouwheidsmeting wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre een team werkt volgens de beoogde methodiek. Het doel van een modelgetrouwheidsmeting is het bepalen van de score op de modelgetrouwheidsschaal en het al dan niet toekennen van een certificaat. Daarnaast wordt een algemeen beeld van het team verkregen en bij herhaling van de meting wordt inzicht verschaft in de ontwikkeling van het team. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat modelgetrouw werken beter uitkomsten geeft voor de kwaliteit van zorg.
Hoe wordt een audit uitgevoerd?
Tijdens een eendaagse audit wordt door twee onafhankelijke auditoren van het CCAF informatie verzameld voor het invullen van de schaal. De auditoren verzamelen alle informatie op de auditdag door middel van interviews, observaties en dossieronderzoek. De twee auditoren wonen een teamoverleg (bord overleg/ochtendoverleg) bij, interviewen de teamleider en ten minste vier  andere teamleden. Ook gaan ze met een hulpverlener mee op bezoek bij één of twee patiënten. En ze nemen een steekproef uit de dossiers, om zo de gegevens compleet te maken.

De scores die de auditoren toekennen zijn gebaseerd op feitelijk gedrag en activiteiten en dus niet op gepland, voorgenomen of bedoeld gedrag. Achteraf worden de verzamelde gegevens geanalyseerd en terug gerapporteerd aan het team. De uitkomsten kunnen door het team gebruikt worden om aandachtspunten en (implementatie-) doelstellingen te formuleren.

 

Welke keurmerken kunnen worden toegekend door het CCAF?
Aan alle items die door de auditoren worden beoordeeld, wordt een score toegekend van 1 tot en met 5. Hiermee wordt een gemiddelde totaalscore op de schaal berekend. Een audit van het CCAF kent vier mogelijke uitkomsten.  Zie voor meer informatie de pagina Het keurmerk voor ACT- en Flexible ACT-teams.
Wat gebeurt er als een team een voorlopig keurmerk krijgt?
Als uit de audit bij het team een score komt die wijst op een voorlopig keurmerk, verzoekt het CCAF het team een plan van aanpak toe te sturen waarmee het team tot een volledig keurmerk kan komen. Zodra dat binnen is, krijgt het team het voorlopig keurmerk. Dit is een jaar geldig.

Meer informatie over de hertoets, de procedure, doorlooptijden en aanmelding kan je hier downloaden.

Een hertoets duurt één dagdeel en kost momenteel €1997,50. Wil je je team aanmelden voor een hertoets? Dan kan via het digitale aanmeldformulier.

Hoe wordt de privacy van cliënten gewaarborgd?
Alle door het team aan het CCAF verstrekte gegevens worden als vertrouwelijke informatie beschouwd en, tenzij expliciet anders kenbaar wordt gemaakt, niet door het CCAF aan derden bekendgemaakt. In de auditverslagen zijn dan ook alleen geanonimiseerde gegevens terug te vinden.

Privacy bord-overleg: veel Flexible ACT-borden beschikken over de mogelijkheid om grotendeels anoniem te werken of alleen de voornaam van patiënten te vermelden.

Privacy dossieronderzoek: door de gekozen werkwijze bij het dossieronderzoek hebben auditoren geen rechtstreekse inzage in de patiëntendossiers. Ze kijken niet mee op het scherm maar stellen vragen aan het teamlid, die de auditoren anonieme informatie verschaft.

Wat is de kwaliteit van de auditoren van het CCAF?
De auditoren waarmee het CCAF werkt, hebben allemaal ervaringen opgedaan in de dagelijkse praktijk. Onder de auditoren zijn psychiaters, teammanagers, verpleegkundigen, onderzoekers, kwaliteitsmedewerkers en ervaringsdeskundigen. Ze hebben kennis en ervaring met ACT of Flexible ACT en ambulante hulpverlening. Voor meer informatie zie de pagina: Over onze auditoren.
Hoe wordt de kwaliteit bij de inzet van auditoren gewaarborgd?
Per audit stelt het CCAF een duo van twee auditoren samen en een senior auditor. In de regel zijn dit wisselende duo’s. Bij de samenstelling van deze duo’s proberen we in de praktijk zoveel mogelijk te werken volgens bepaalde spelregels. Voor meer informatie zie de pagina: Over onze auditoren.
Wat moet een team doen, ter voorbereiding op de audit?
Het te auditeren team moet in ieder geval twee documenten aanleveren bij het CCAF. Het team vult de achtergrondinformatielijst in. Met behulp van deze vragenlijst wordt de benodigde achtergrondinformatie verzameld om de auditoren goed te kunnen voorbereiden op het bezoek aan het team. Tijdens de audit komen de auditoren terug op de informatie die het team heeft aangeleverd. Daarnaast levert het team het programma van de auditdag inclusief het bezoekadres.

Naast deze twee documenten kan het team zelf nog meer documenten toezenden die relevant zijn voor de auditoren (bijvoorbeeld procesbeschrijvingen van het Flexible ACT-bord, procedures en folders van het team).

Hoe ziet het programma van de audit eruit?
Het programma van een audit bestaat uit zeven  onderdelen:

  1. Aankomst en kennismaking
  2. Bijwonen ochtendoverleg/bordoverleg
  3. Gesprek met teamleider en eventueel ander teamlid
  4. Twee interviews met twee teamleden
  5. Dossieronderzoek
  6. Huisbezoek
  7. Afsluitend gesprek

Voor meer informatie, kan je hier het programma downloaden.

Hoe kan het team zich voorbereiden op het dossieronderzoek?
Het is verstandig om voor het dossieronderzoek in het programma anderhalf uur de tijd in te plannen. De ervaring leert dat deze tijd nodig is.

Verder vraag aan één patiënt toestemming voor inzage van het dossier door de auditoren. NB: alle cliëntgegevens in het auditverslag zijn anoniem en niet tot personen herleidbaar.

En als laatste plan voor de begeleiding van het dossieronderzoek twee teamleden in die goed zijn ingevoerd in het EPD en die handig met het EPD over weg kunnen. Ieder teamlid kan dan één van de auditoren begeleiden.

Wat is het doel van het huisbezoek?
In het programma is in de middag ongeveer een uur tijd beschikbaar voor een contact met een patiënt, dat indien mogelijk thuis bij de patiënt plaatsvindt. De bedoeling van het huisbezoek is dat de auditoren een indruk krijgen van het contact tussen teamlid en patiënt. En de auditoren voeren een gesprek met de patiënt over hoe de hulp van het team wordt ervaren, hoe de werkwijze is van het team en hoe de patiënt dit allemaal ervaart.
Wanneer ontvangt het team de uitslag?
Het CCAF stuurt uiterlijk drie weken na de audit de concept rapportage naar het team met het verzoek om het concept rapport op feitelijke juistheden te controleren. Je krijgt hier een week de tijd voor. Vervolgens besluit de directeur (in opdracht van het bestuur) over toekenning van het keurmerk en informeert het team over de uitkomsten (maximaal 8 weken na de audit).
Hoe komt de score van de audit tot stand?
De twee auditoren bepalen onafhankelijk van elkaar de scores op het gebruikte meetinstrument. Daarna bepalen ze in gezamenlijk overleg de definitieve scores door het bereiken van consensus.De auditoren sturen de consensus score naar de senior auditor, die controleert of de procedure is gevolgd en of de scores conform de handleiding zijn ingevuld.
Wat gebeurt er met de reactie van het team op de concept rapportage?
Het team heeft de gelegenheid om de concept rapportage op feitelijke juistheden te controleren binnen een week. De auditoren bestuderen de suggesties nauwkeurig en overleggen met de senior auditor over het wel of niet overnemen van de suggesties. Je krijgt hierover geen aparte terug koppeling.

De senior auditor beoordeelt vervolgens definitief het verslag op de vraag of de procedure zorgvuldig is doorlopen en of de conclusies die de beoordelaars trekken, geldig zijn. De senior auditor stelt het verslag vast en adviseert de directeur certificering van het CCAF over toekenning van het keurmerk.

Wat betekent de vermelding van het certificaat in het keurmerkregister?
Als het team een keurmerk van het CCAF krijgt, wordt het geregistreerd in het openbare keurmerkregister van het CCAF. In de vermelding staan soms ook de contactgegevens van het team. Wil je deze wijzigen, stuur de nieuwe gegevens dan naar het bureau van het CCAF.