Praktische informatie HIC audit

Als je je aanmeldt voor een audit HIC is dit wat wij voor jullie gaan doen:

1. Je krijgt van ons een e-mail ter bevestiging binnen 3 werkdagen
2. De senior auditor checkt het aanmeldformulier en bekijkt of de aanmelding doorgezet kan worden
3. We plannen een auditorenduo in om de audit op de afdeling uit te voeren. Dit auditorenduo zal drie data aanleveren in de door jullie gewenste periode waarin de audit zou kunnen plaatsvinden. Jullie kunnen dan uit deze drie data kiezen.
4. Je ontvangt een mail met de auditovereenkomst en verdere informatie ter voorbereiding op de audit, uiterlijk 3 weken na de aanmelding
5. Een lege achtergrondinformatielijst en een voorstel voor het programma worden uiterlijk uiterlijk 8 weken vóór de auditdatum aangeleverd door ons.
6. Jullie leveren de ingevulde achtergrondinformatielijst en het ingevulde programma bij ons aan per mail, uiterlijk 3 weken voor de audit plaatsvindt
7. De auditoren kunnen aan de slag en zullen zich gaan voorbereiden op het bezoek aan jullie afdeling!

Op basis van de input op de audit dag komen de auditoren tot een gezamenlijke score. Daarnaast beschrijven zij min en pluspunten van de afdeling en doen zij voorstellen voor mogelijke verbeteringen. Aan de hand van de score zijn er drie mogelijke uitkomsten:

• De score is hoger of gelijk aan 3,2 op de 5 puntschaal: het team is gecertificeerd.
• De score is gelijk aan of ligt tussen de 3,0 en 3,2 op de 5 puntschaal: het team ontvangt een voorlopig certificaat.
• De score is lager dan 3,0 op de 5 puntschaal: het team ontvangt geen certificaat.

Bij een voorlopig certificaat worden door de auditoren verbeterpunten voorgesteld. Een  jaar na de audit  wordt gekeken of op die punten verbetering heeft plaats gevonden. Bij voldoende verbetering wordt het voorlopige certificaat omgezet naar een definitief certificaat.

De certificaten hebben een geldigheidsduur van drie jaar. In geval van een voorlopig certificaat is dat één jaar voorlopig en twee jaar definitief.

De afkappunten voor certificering zijn vastgesteld op basis van de onderzoeken naar de werkzaamheid en modelgetrouwheid van het HIC model en de HIC monitor. Op basis van het tweede onderzoek dat in 2018 werd afgerond, had tweederde van de deelnemende afdelingen een score van 3,2 of hoger op de 5 puntschaal. Dit is het uitgangspunt geworden van wel of geen certificering. Hiermee willen we zowel recht doen aan alles wat inmiddels verworven is op het gebied van HIC maar ook de afdelingen de uitdaging bieden om steeds verder te ontwikkelen.

Wanneer er binnen 3 maanden na de geldigheidsduur van het certificaat geen heraudit plaatsvindt, zal de vermelding in het Keurmerkregister vervallen. Zodra de heraudit weer met goed gevolg is uitgevoerd, zal het team weer in het Keurmerkregister vermeld worden.