Onze audit
Als je gevraagd wordt door de auditoren van het CCAF of je voor hun website wat wil schrijven over hoe ons team de audit ervaren heeft, en om andere teams die nog een audit gaan krijgen te informeren over wat hen te wachten staat, dan kan je natuurlijk geen nee zeggen. Pas daarna vraag je je af wat lastiger is, het voorbereiden van de audit, of het schrijven van dit stukje tekst erover?
Het begon beide met niet helemaal weten waar te beginnen en een neiging tot uitstellen. Toen we als GGZ-team Rotterdam Centrum het voorstel van onze leidinggevende kregen om door middel van de audit door de CCAF als FACT-team gecertificeerd te kunnen worden, vroegen we ons af of we er al wel aan toe waren en of we niet nog even moesten wachten; we hadden immers net een roerige periode achter de rug, waarin de samenstelling van het team en onze patiëntenpopulatie behoorlijk gewijzigd was. Onze teamleider zei dat dit direct ons eerste verbeterpunt kon worden: minder terughoudend worden. Was het ons immers niet gelukt om tijdens deze roerige periode de zorg voor de patiënten door te laten lopen, juist door het volgen van het FACT-model? En waren we ondertussen niet bezig geweest met het verbeteren van ons primaire proces? Voorzichtig knikten we ja en besloten we ervoor te gaan.
Er werd een datum geprikt voor de CCAF-audit en 3 maanden tevoren planden we een interne audit met twee auditoren vanuit onze eigen organisatie. De voorbereiding daarvan verliep niet geheel vlekkeloos; het lukte niet de achtergrondinformatie drie weken tevoren aan te leveren, de dag voor de interne audit kwamen we ineens een patiënt te kort voor de huisbezoeken met de auditoren en op de dag zelf was het punt van onze gereserveerdheid nog steeds voor verbetering vatbaar. Het motiveerde ons tot het formuleren van nieuwe verbeterpunten en om hier direct in de praktijk mee aan de slag te gaan.
Na 3 maanden van hard werken brak de dag van de CCAF-audit aan. De achtergrondinformatie was tijdig aangeleverd, de patiënten waren op de hoogte van hun huisbezoeken en ook het hele team was er klaar voor! We konden niet anders meer zeggen dan dat we er vertrouwen in hadden, dus ook met dat verbeterpunt zat het wel goed. De auditoren woonden onze ochtendbespreking bij, hadden interviews met 6 van onze teamleden, we hadden een gezamenlijke lunch, ze deden een dossieronderzoek bij 15 willekeurige patiënten en gingen bij twee patiënten op huisbezoek. Dit alles om te kijken in hoeverre wij de FACT-richtlijnen van de CCAF volgen in onze dagelijks praktijk. Naarmate de dag vorderde groeide ons zelfvertrouwen nog verder: we hadden het helemaal voor elkaar en de auditoren konden niet anders dan onder de indruk zijn van ons dagelijks werk. En was onze lunch niet van topkwaliteit? De dag werd afgesloten met een korte terugkoppeling en feedback vanuit de auditoren. We keken gezamenlijk terug op een intensieve, maar geslaagde dag. Of we de audit gehaald hadden? Die uitslag zou ons pas over een aantal weken bekendgemaakt worden. Voorzichtig knikten we ja en besloten in spanning af te wachten….
GGZ-team Rotterdam Centrum, Bavo Europoort